קביעת פגישות אונליין: איך נותנים ללקוחות לקבוע לבד

קביעת פגישות אונליין היא קישור שהלקוח פותח, רואה בו את השעות הפנויות שלכם, בוחר אחת, ומקבל אישור ותזכורת בלי שמישהו כתב לו "מתי נוח לך?". לעסק של אדם אחד זה לא נוחות, זה זמן עבודה: כל תיאום בהודעות לוקח ארבע עד שש הודעות, מתפרס על שעות, ולפעמים נגמר אצל מישהו אחר שענה מהר יותר. מגדירים את זה פעם אחת, בעשרים דקות, ומאותו רגע היומן מתמלא בעצמו.

בקצרה: הלקוח רוצה לקבוע ברגע שהוא מחליט, בערב, מהטלפון. אתם רוצים לא להיות מרכזייה. יומן פגישות אונליין נותן לשניכם את זה: אתם קובעים פעם אחת אילו שעות פתוחות, כמה זמן לוקחת כל פגישה וכמה זמן לפני אפשר לקבוע; הלקוח בוחר; שניכם מקבלים את זה ליומן עם תזכורת יום לפני. את הקישור שמים בעמוד שלכם, בביו, בחתימה ובתשובה האוטומטית בוואטסאפ.

רונית פיזיותרפיסטית עם קליניקה קטנה. בין מטופל למטופל היא עונה להודעות, ורובן על אותו דבר: "יש לך משהו ביום שלישי?", "ו-16:00?", "אולי חמישי בבוקר?". ארבעים הודעות ביום, כולן על שעות. מטופלת חדשה שכתבה בערב קיבלה תשובה למחרת בצהריים, וכבר קבעה אצל מישהי אחרת. רונית לא איבדה אותה בגלל הטיפול. היא איבדה אותה בגלל שש שעות של המתנה לתשובה על שאלה שיומן יכול לענות עליה בשנייה.

למה כל "מתי נוח לך?" עולה לקוח

כי ההחלטה לקבוע מתקבלת ברגע מסוים, וברגע הזה הלקוח רוצה לסגור. אם התשובה שלכם מגיעה אחרי שעתיים, הוא כבר בעניין אחר, או שכתב בינתיים לעוד שניים. ואם התשובה היא "מתי נוח לך?", הכדור חוזר אליו והוא צריך להציע, לחכות, לקבל "לא, זה תפוס", ולהציע שוב. כל סיבוב כזה מוריד את הסיכוי שהפגישה תיקבע בכלל.

יש גם את הצד שלכם: כל הודעת תיאום מגיעה באמצע משהו. באמצע טיפול, באמצע נהיגה, בערב עם הילדים. עסק שמנהל את היומן בהודעות הופך את בעל העסק למזכירות של עצמו, בלי שכר ובלי שעות קבלה. הלקוח לא רואה את זה, אבל הוא מרגיש את התשובות הקצרות.

מה זה קביעת פגישות אונליין, ואיך זה נראה מהצד של הלקוח

הלקוח לוחץ על קישור או על כפתור בעמוד שלכם. הוא רואה סוגי פגישה, "טיפול ראשון 50 דקות" או "שיחת היכרות 20 דקות", ובוחר. אחר כך הוא רואה רק את השעות שאתם באמת פנויים בהן, בשבועיים הקרובים, ובוחר אחת. הוא כותב שם, טלפון ומשפט על מה מדובר, ומקבל אישור, ולידו הזמנה ליומן של הטלפון שלו. יום לפני מגיעה תזכורת, ואם משהו השתנה, הוא מזיז את הפגישה בעצמו מאותו קישור, בלי לכתוב לכם.

מצדכם, הפגישה נכנסת ליומן שכבר פתוח אצלכם, לרוב יומן Google, והשעה נחסמת כדי שאף אחד אחר לא יקבע אותה. זה כל המנגנון. תוכנת קביעת פגישות בגרסה שעסק קטן צריך היא בדיוק שלושת הצעדים האלה, ולא יותר.

מה מגדירים פעם אחת: שישה דברים

1. סוגי הפגישות ואורכן. שניים או שלושה, לא עשרה. "טיפול ראשון" ו"טיפול המשך" מספיקים לרוב הקליניקות. האורך כולל את הדקות שבין המטופלים.
2. החלונות הפתוחים. לא "ראשון עד חמישי 8:00 עד 20:00". השעות שבהן אתם באמת רוצים לקבל, ואפשר להשאיר בוקר אחד סגור לעבודה בלי מטופלים.
3. רווח בין פגישות. עשר או חמש עשרה דקות שהמערכת שומרת אוטומטית. בלעדיהן היומן נראה יעיל ומרגיש כמו ריצה.
4. כמה זמן מראש. לפחות שעתיים או יום, כדי שלא תמצאו פגישה חדשה שנקבעה לעוד עשרים דקות. ועד כמה שבועות קדימה פותחים.
5. השאלות. שם, טלפון ושורה אחת "על מה נדבר". לא טופס קליטה של עמוד; את זה עושים בפגישה.
6. אישור אוטומטי או ידני. לרוב העסקים אוטומטי: הלקוח בחר, הפגישה נקבעה. למי שצריך לסנן קודם, כמו עורכי דין, בקשה שממתינה לאישור שלכם, עם אפשרות להציע מועד אחר.

איפה שמים את הקישור כדי שאנשים באמת יקבעו לבד

בעמוד שלכם, ככפתור הראשי, לפני כל דבר אחר: מי שהגיע לעמוד ומתעניין צריך לראות "לקביעת פגישה" בלי לגלול. בתשובה האוטומטית בוואטסאפ: "היי, אני בטיפול. לקביעת פגישה בלי לחכות לי: [קישור]". בביו של אינסטגרם, בחתימת המייל, ובסוף כל פגישה: "קובעים את הבאה עכשיו?" עם הטלפון ביד.

ב-MyVisito קביעת הפגישות יושבת בתוך הכרטיס שלכם: הלקוח בוחר מתוך הזמינות האמיתית שלכם, הפגישה נכנסת ליומן Google של שניכם, אפשר לאשר או להציע מועד אחר, וכל מי שקבע נשמר ברשימת הקהל עם התאריך ומה ביקש. פתוח בכל מסלול, כולל החינמי. מה זה כרטיס ביקור דיגיטלי מסביר את העמוד שהכפתור הזה יושב בו.

איך מורידים ביטולים ואי-הגעות

תזכורת יום לפני, אוטומטית, עם קישור להזזה. רוב אי-ההגעות הן שכחה, לא חרטה, והתזכורת פותרת אותן. בקישור עצמו כותבים "אפשר להזיז" ולא "אפשר לבטל": מי שמזיז נשאר לקוח. למי שיש פגישות ארוכות או הכנה מראש, מקדמה קטנה ברגע הקביעה מסננת את מי שלא בטוח, וכדאי לכתוב את מדיניות הביטול במקום שרואים אותו לפני שקובעים, לא אחרי.

ומה שעוזר יותר מכל מנגנון: פגישה שנקבעה בלחיצה מרגישה ללקוח כמו החלטה שלו, לא כמו שעה שנדחפה לו. אנשים מגיעים לדברים שהם בחרו.

מתי לא נותנים לקבוע לבד

כשהפגישה הראשונה דורשת סינון: מקרה שלא מתאים לכם, לקוח שצריך שירות אחר, או תחום שבו אתם רוצים לשמוע קודם על מה מדובר. גם אז לא חוזרים להודעות. מפעילים מצב של בקשה: הלקוח מציע מועד ומשפט על הבעיה, אתם מאשרים או מציעים אחר, והמערכת שולחת לו את התשובה. השליטה נשארת אצלכם, הפינג-פונג לא.

ומי שקיבל פנייה מקמפיין או מכנס ורוצה שהפגישה תיקבע לפני שהחום מתקרר: קידום ממומן לעסק קטן והודעה אחרי כנס שניהם מסתיימים בקישור לקביעה, מאותה סיבה. איך העמוד עצמו נבנה סביב הכפתור הזה: כרטיס ביקור דיגיטלי לעצמאים.

שאלות נפוצות

הלקוחות צריכים אפליקציה כדי לקבוע פגישה אונליין?

לא. הקישור נפתח בדפדפן של כל טלפון, הלקוח בוחר שעה וממלא שלושה שדות. ההזמנה ליומן שהוא מקבל נפתחת ביומן שכבר יש לו בטלפון.

מה קורה אם שני אנשים מנסים לקבוע את אותה שעה?

הראשון שאישר מקבל אותה, והשעה נעלמת מיד מהאפשרויות של השני. זה ההבדל בין יומן מסונכרן לבין טופס: הטופס אוסף בקשות, היומן חוסם שעות.

אפשר לאשר כל פגישה לפני שהיא נכנסת ליומן?

כן. במצב אישור ידני הבקשה ממתינה לכם, ואפשר לאשר, לדחות או להציע מועד אחר. הלקוח מקבל את התשובה במייל ובהודעה, ורק אז השעה נחסמת.

קביעת פגישות אונליין מתאימה גם למי שעובד בביקורי בית?

כן, עם שני שינויים: רווח ארוך יותר בין פגישות, לנסיעה, ושאלה על הכתובת בטופס הקביעה. חלק מהעסקים מגבילים ימים מסוימים לאזור מסוים, וזה מוגדר באותם חלונות פתוחים.